自我从IT转财务这一年多来，都只是从事过与仓储有关的财务工作，遇到最令我头疼的事就是仓储管理软件中的存货基本信息设置不规范，给工作带来很多不便。现在就于我的实际经验，对存货信息设置聊上几点吧。
不管用任何管理软件，小到只有一个进销存，大到ERP，基本信息设置是否合理，是否适应管理系统和企业情况，都是关键部分，如果这个没做后，那么，后面的很多工作将很难继续，所出的他表也就难于保证真实准确了。此外，这还不利于新员工的加入，因为每一个新人进来，都得适应你这里混乱的基本信息。这样，对老员工的依赖性大大加强，这并不利于企业的发展。下面我仅谈几点存货信息的设置，其实，其它信息同样需要注意这些问题。
- 命名要规范统一，这一点大家都会说，但实际做起来就不那么容易了，特别是零售企业（生产企业因为名称都是自己定，这点相对要容易做到），因为你面对各个不同生产厂家，他们有各自的命名方法。因此，这里要结全自己所使用的软件，定义好命名规范，并严格执行，该规范中需要注明型号各名称谁先谁后（一些软件这是两个字做的话，就不需要规定了），两者间是否有空格，规格中是从小到大，还是从大到小，所使用的单位是毫米、厘米还是米之类的约定，这样，不管三家过来的名称怎么称，都需要经过这个规范的翻译，才能设入系统。
- 对同一货品，名称要维一，这一点人人都知道非常关键，但又很难做到，这就是因为第一点没有做好的，所以就算是老员工来做，也会重复添加货品资料，当然，对于一些软件能够提醒（甚至拒绝添加）重复货品，但你在名称中加一个空格，5*3的规格写个3*5，那软件又怎能提醒呢？（不知道目前人工智能能否识别）
- 字母使用要有选择（对于生产厂家，这点是容易做到的，而零售企业就只有在货品编码中才能自由选择了），因为有时候你的货品需要手写时，一些字母和数据就很难区分了如Z和2、O和0、I和1、Z和E、S/s和5、g和9、q和9、B和13之类，而在有时需要口述时，又会因为各自口音不同而产生误解，如E和1、R和2、L和2、A和2、B和D、T和7、S和A4、X和AK4之类，此外，在使用笔记本时，右手所操作的字母是要和数字键切换的，这样，在频繁的切换中，即降低了工作效率，又容易出错。因此，在使用字母时，首先应舍弃右手所操作的字母，然后在左手操作的字母中先择。
- 特殊符号不可用，对于特殊符号，即不方便录入，又不便于理解，但我还是看见有企业在用▲、↓，这些符号是不是还得到Word等文字处理软件中去复制？此外[]很特别，它不能被搜索到，不知算不算系统Bug，使用时要注意。
此外，使用字母时，用大写还是小写（最好不要用大小写混合使用），分节符用“/”还是“-”或是“.”，各部门间流转时要使用统一名称等，都是需要注意的问题。做好了这些，如果你们不具备条码管理的条件，在盘点时，还可以试试用Access和Excel来盘点，是非常有得利的。